Mpmpnj's Blog
Just another WordPress.com weblog

Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
NO.LXV/TAP/MPM PNJ/III/2009

TENTANG
KETETAPAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN
LEMBAGA FORMAL KEMAHASISWAAN IKM PNJ

Dengan Rahmat Allah Yang Maha Kuasa, Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik
Negeri Jakarta (MPM PNJ) dengan ini :

Mengingat : 1. Bahwa dianggap perlu untuk menetapkan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ
2. Sebagai fungsi pengawasan MPM PNJ terhadap Kegiatan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ

Menimbang : ART IKM PNJ pasal 18, 19, 27, 28 (3), 33, 34 (3), 41 (3) dan 42 (6)

Memperhatikan : Hasil Sidang Pleno XX MPM PNJ

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Ketetapan Mekanisme Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ

Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan sesuai dengan catatan apabila terdapat kesalahan akan dilakukan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Depok
Pada Tanggal : 31 Maret 2009
Pukul : 17.09 WIB

Ketua Umum Sekretaris Umum

Adhitya Akbar Andri Setiawan
NIM. 1306010017 NIM. 1307030019

KETETAPAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN
LEMBAGA FORMAL KEMAHASISWAAN IKM PNJ

BAB I
PENDAHULUAN

Pasal 1
Pengertian
1. Laporan Pertanggung Jawaban yang selanjutnya disebut LPJ adalah laporan yang diberikan secara lisan dan tertulis untuk mempertanggung jawabkan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
2. Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ yang dimaksud adalah MPM, BEM, HMJ, SMPK, BO, UKM dan KSM
3. Sistematika LPJ adalah susunan aturan Laporan Pertanggung Jawaban

Pasal 2
Landasan
1. ART IKM PNJ pasal 18, 19, 27, 28 (3), 33, 34 (3), 41 (3) dan 42 (6)
2. Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan PNJ tentang Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
Pasal 3
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari Laporan Pertanggung jawaban ini adalah Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
Pasal 4
Fungsi
Laporan Pertanggung Jawaban ini berfungsi :
1. Fungsi Administrasi : sebagai salah satu sarana dan syarat untuk melengkapi kearsipan dari Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
2. Fungsi Koordinasi : sebagai sarana untuk menjaga koordinasi serta komunikasi antar Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
3. Fungsi Pengawasan : sebagai sarana untuk mengawasi dan memantau kinerja dari Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
4. Fungsi Transparansi : sebagai sarana untuk mengetahui serta mengawasi penggunaan dana dari Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.

Pasal 5
Tujuan
Melaporkan dan mempertanggungjawabkan kegiatan-kegiatan yang terlaksana dan tidak terlaksana yang diselenggarakan oleh Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ , sekaligus sebagai referensi untuk ketentuan pembuatan Laporan Pertanggung jawaban di tahun-tahun berikutnya.

BAB II
BENTUK, WAKTU DAN KETENTUAN

Pasal 6
Bentuk
Bentuk-bentuk laporan pertanggung jawaban :
1. Laporan Pertanggung Jawaban per kegiatan
2. Laporan Pertanggung Jawaban per 4 bulan
3. Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Kepengurusan

Pasal 7
Waktu
1. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan diselesaikan dan diserahkan paling lambat 4 minggu setelah pelaksanaan kegiatan kepada Pudir Bidang Kemahasiswaan.
2. Laporan Pertanggung Jawaban per 4 bulan diberikan secara lisan dan tulisan kepada MPM PNJ atas pelaksanaan program kerja dan kebijakan BEM/HMJ/SMPK setiap 4 bulan dan atau bila diminta oleh MPM PNJ.
3. Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Kepengurusan diberikan pada akhir periode kepengurusan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.

Pasal 8
KETENTUAN
Ketentuan-ketentuan dalam membuat Laporan Pertanggung Jawaban
1. a. Halaman sampul muka dilapisi plastik transparan untuk bentuk laporan pertanggungjawaban per kegiatan dan per 4 bulan.
b. Halaman sampul muka menggunakan hard cover untuk bentuk laporan pertanggungjawaban akhir kepengurusan.
2. Halaman Isi :
a. Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau kepanitiaan dengan logo Politeknik Negeri Jakarta di sebelah kiri atas dan logo Organisasi / kepanitiaan di sebelah kanan atas sejajar dengan logo PNJ.
b. Ukuran kertas A4 (21 x 29.7 cm)
c. Jenis huruf Arial Narrow ukuran minimal 12 point untuk isi dan ukuran judul disesuaikan.
d. Paragraf 1 ½ spasi
e. Mencantumkan alamat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan, nomor telepon/kontak dan e-mail organisasi
f. Mencantumkan stempel organisasi
3. Warna Sampul : Kuning (MPM dan BEM), Hijau (HMJ dan SMPK), Biru (BO,UKM dan KSM).

Pasal 9
Alur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
1. Setiap Laporan Pertanggungjawaban per Kegiatan untuk Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ yang telah disetujui oleh Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan kemudian diserahkan fotocopi nya ke MPM PNJ.
2. Memberikan Laporan secara lisan dan tulisan kepada MPM atas pellaksanaan program kerja dan kebijakan BEM/HMJ/SMPK setiap 4 bulan dan atau bila diminta oleh MPM PNJ.
3. Untuk setiap BO memberitahukan pelaksanaan kegiatan dan keuangan kepada MPM PNJ setelah akhir masa kepengurusan atau sewaktu-waktu dianggap perlu.
4. Untuk setiap UKM memberitahukan pelaksanaan kegiatan kepada BEM PNJ setelah akhir masa kepengurusan atau sewaktu-waktu dianggap perlu kemudian BEM PNJ melaporkan kembali ke MPM PNJ.
5. Untuk setiap KSM memberitahukan pelaksanaan kegiatan kepada HMJ/SMPK PNJ setelah akhir masa kepengurusan atau sewaktu-waktu dianggap perlu, kemudian HMJ/SMPK PNJ melaporkan kembali ke MPM PNJ.

BAB III
SISTEMATIKA
Pasal 10
Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan
1. Latar Belakang
2. Tujuan Kegiatan
3. Nama kegiatan
4. Tema kegiatan
5. Deskripsi kegiatan (harus memuat : pembicara (jika ada), materi, bentuk kegiatan)
6. Sasaran kegiatan (kepada siapa kegiatan ditujukan)
7. Waktu dan Tempat Kegiatan
8. Laporan keuangan kegiatan
9. Penutup
10. Lampiran-lampiran yang terdiri dari : Susunan Panitia : (nama lengkap, NIM, jurusan, kelas), Susunan Acara : (waktu, tempat, materi jelas), absensi peserta yang hadir dan Dokumentasi-dokumentasi).

Pasal 11
Laporan Pertanggung Jawaban per 4 bulan
1. Laporan ini menggambarkan tentang pelaksanaan program kerja Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ selama 4 bulan terhitung dilantiknya program kerja.
2. Pengumpulan Laporan Pertanggung Jawaban per 4 bulan dimulai sejak ditetapkannya ketetapan Laporan Pertanggungjawaban di dalam Sidang Laporan Pertanggungjawaban Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
3. Laporan Pertanggungjawaban per 4 bulan berisi tentang :
a. Daftar Surat Masuk terdiri dari : No, pengirim, tgl surat, perihal dan No. Surat.
b. Daftar Surat Keluar terdiri dari : No, penerima, tgl surat, perihal dan No. Surat.
c. Daftar Inventaris Barang terdiri dari : No, nama barang, jumlah dan kondisi barang
d. Laporan Pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan selama 4 bulan.

Pasal 12
Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Kepengurusan
1. Lembar Persetujuan
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan :
a. Latar Belakang
b. Visi Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
c. Misi Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
d. Struktur Organisasi
e. Susunan Kepengurusan
f. Profil Kepengurusan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
g. Efektifitas Kinerja Kepengurusan
• Efektifitas dan keaktifan seluruh pengurus dalam Kepengurusan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ.
• Kontrol Ketua LFK terhadap seluruh anggota kepengurusan
• Konsolidasi dan keharmonisan seluruh pengurus.

4. Laporan Pelaksanaan Program Kerja
1. Departemen/Divisi/Biro/Bagian/KSM
1.1 Program Kerja Terlaksana (dibuat dalam bentuk tabel)
a. Nama Proker
b. Tanggal pelaksanaan
c. Tujuan
d. Dana yang digunakan
e. Hambatan
f. Solusi (Konkrit dan Realistis)
1.2 Program Kerja tidak Terlaksana (dibuat dalam bentuk tabel)
a. Nama Proker
b. Tujuan
c. Hambatan
d. Solusi
5. Laporan Keuangan Akhir Periode Kepengurusan Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ

6. Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran
7. Lampiran-lampiran
A. Biodata Pengurus
B. Pamflet dan Leaflet
C. Dokumen Pendukung Lainnya

BAB IV
SANKSI-SANKSI
Pasal 13
Apabila terjadi pelanggaran yang dilakukan oleh Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ dari ketetapan Laporan Pertanggung Jawaban maka :
1. MPM PNJ berhak memberikan peringatan pertama secara tertulis kepada masing-masing ketua BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM.
2. Selambat-lambatnya 14 hari dari peringatan pertama, jika ketua BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM tidak mengindahkan peringatan tersebut maka MPM PNJ berhak memberikan peringatan kedua secara tertulis
3. Apabila peringatan kedua tidak diindahkan maka MPM PNJ berhak mengadakan Sidang Pleno.

BAB V
PENUTUP
Pasal 14
Hal-hal yang belum diatur pada ketetapan Laporan Pertanggung jawaban ini akan ditentukan kemudian oleh MPM PNJ selama tidak bertentangan dengan AD/ART IKM PNJ.

LAMPIRAN-LAMPIRAN
Laporan Pertanggung Jawaban per 4 bulan
1. Contoh Fungsi Administrasi
Format
Daftar Surat Masuk
BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM
Tahun 2008-2009
No Pengirim Tgl Surat Perihal No Surat
1. MPM / BEM 29/03/08 Kunjungan MPM 01/Sekum/MPM/PNJ/III/2008

Format
Daftar Surat Keluar
BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM
Tahun 2008-2009
No Penerima Tgl Surat Perihal No Surat
1. MPM / BEM 29/03/08 Kunjungan MPM 01/Sekum/MPM/PNJ/III/2008

Format
Daftar Inventaris Barang
BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM
Tahun 2008-2009
No Nama barang Jumlah Kondisi Barang
1. Lemari besi 1 buah Agak rusak
2. Komputer 1 buah Rusak
2. Contoh : Fungsi Transparansi
Format Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan dan Keuangan selama 4 bulan
BEM/HMJ/SMPK/BO/UKM/KSM
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
Tahun 2008-2009
No. Tanggal Pelaksanaan Nama Kegiatan Dana Kemahasiswaan Sponsor,donatur
dan peserta Dana
Digunakan Sisa Dana Keterangan
1 12-16 Maret 2009 Bulan Cerdasku Rp. 5.000.000 Rp. 20.000.000 Rp. 20.000.000 Rp. 5.000.000 Surplus
2 14-18 April 2009 Olimpiade Politeknik Rp. 5.000.000 Rp. 10.000.000 Rp. 20.000.000 Rp. 5.000.000 Defisit
Jumlah Rp 10.000.000 Rp 30.000.000 Rp 40.000.000 Rp 10.000.000

Format
Laporan Keuangan Akhir Periode Kepengurusan
Lembaga Formal Kemahasiswaan IKM PNJ
Tanggal Keterangan Sumber Dana Pemasukan Pengeluaran Saldo Pejelasan
23/11/08 Dana Operasional Gedung Q Rp 4.000.000 Rp 1.058.000 Rp 2.942.000
13-16/11/08 Kongres dan Mukernas FL2MI Gedung Q Rp 1.600.000 Rp 1.697.000 Rp (97.000) Defisit Rp 97.000 menggunakan dana operasional
22-23/11/08 Pelatihan Manajemen Organisasi Gedung Q Rp 1.300.000 Rp 1.300.000 Rp -
26-30/11/08 Sarasehan FKMPI Gedung Q Rp -
02/12/08 Pelantikan Lembaga Formal Gedung Q Rp 1.700.000 Rp 2.389.200 Rp (689.200) Defisit Rp 689.200 menggunakan dana operasional
13/12/08 Studi Banding Politeknik Negeri Jakarta dengan Politeknik Manufaktur Astra Gedung Q Rp 500.000 Rp 373.000 Rp 127.000
Jumlah Rp 9.100.000 Rp 6.817.200 Rp 2.282.800

About these ads

Belum Ada Tanggapan to “Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan”

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: